Money Forward Company Registration - tinh hoa của sự hợp tác đa quốc gia

Xin chào mọi người! Tôi là Hirano, Product owner của dự án Money Forward Company Registration (Company Registration). Tôi gia nhập đại gia đình Money Forward từ tháng 4 năm 2017 theo chương trình tuyển dụng sinh viên mới tốt nghiệp (Fresher), đến nay cũng đã được 4 năm tròn. Sau khi vào công ty, khoảng 2 năm đầu tôi tham gia vào bộ phận Xúc tiến doanh nghiệp, phụ trách mảng Sales/Customer Success, bắt đầu từ tháng 8 năm 2019 cho tới nay, tôi phụ trách dự án Company Registration. Mặc dù người chịu trách nhiệm chính là tôi, nhưng service này có khoảng gần 20 thành viên cùng chung tay phát triển.

Product owner

Từ suy nghĩ mong muốn mọi người biết đến dự án Company Registration nhiều hơn, tôi đã thực hiện một cuộc phỏng vấn với sự tham gia của 16 thành viên đến từ các phòng ban, địa điểm và công ty khác nhau có liên quan đến dự án lần này.

  • Customer support (Aoyama, Takoya, Tarumi, Amano)
  • Inside sales (Yabe, Abe, Sasanami)
  • Engineer (Steve, Daisy, Andy)
  • Designer (Kuroki)

“Company Registration” là gì?

EST Maneho

Company Registration là dịch vụ cho phép thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp một cách đơn giản, được ra mắt công khai vào tháng 8 năm 2018.

Nhật Bản được coi là đất nước khó khởi nghiệp dưới góc nhìn của thế giới, chỉ tính riêng vấn đề thành lập doanh nghiệp, khi chúng ta cần phải nộp nhiều loại hồ sơ khác nhau cho nhiều nơi như phòng công chứng, cục pháp chế, chi cục thuế, văn phòng quản lý hưu trí, và các thủ tục đó cho dù bạn muốn tự mình làm chăng nữa thì cũng vô cùng phức tạp.
Từ đó, dịch vụ giúp đơn giản hoá thủ tục thành lập công ty, hỗ trợ tạo dựng môi trường khởi nghiệp dễ dàng tại Nhật Bản là Company Registration đã ra đời.
Bạn chỉ cần điền vào form theo hướng dẫn là có thể tạo xong những hồ sơ cần thiết, với thời gian ngắn nhất là 2 tuần, bạn sẽ hoàn tất việc thành lập công ty.

Đây là dịch vụ thuộc chuỗi Money Forward Cloud, tức là người dùng có thể sử dụng một cách miễn phí.
Chúng tôi phát triển Company Registration với mục đích sau khi người dùng thành lập công ty, họ sẽ sử dụng và giới thiệu khách hàng cho các dịch vụ khai thuế, tư vấn lao động và bảo hiểm xã hội được công nhận bởi Money Forward Cloud. Cho đến nay, chúng tôi đã hỗ trợ thành lập cho hàng ngàn công ty!

Và sau đây tôi xin phép giới thiệu những thành viên trong team phát triển Company Registration.

EST Maneho

Đầu tiên là team Customer Support (CS) từ trái sang gồm: Amano Shuuichi, Aoyama Mai, Takoya Emi, Tarumi Waka

Aoyama:
Team CS hỗ trợ giải đáp email và điện thoại của khách hàng với sứ mệnh là đảm bảo cho họ thành lập công ty một cách trôi chảy. 4 thành viên chúng tôi ngoài việc đối ứng cho Company Registration, còn tham gia hỗ trợ CS cho các dự án khác, thời gian dành cho dịch vụ thành lập doanh nghiệp dao động khoảng 10%.

Takoya:
Chúng tôi chưa có nhiều hiểu biết về Company Registration so với các dịch vụ khác thuộc chuỗi dịch vụ MFC Series. Thêm nữa, khi khách hàng gửi yêu cầu liên quan đến dịch vụ tự thành lập công ty Self Establish, team CS không biết phải hỗ trợ đến đâu. Nhờ việc xây dựng trang hỗ trợ khách hàng vào tháng 2, mà chúng tôi cũng đã gặt hái được nhiều kiến thức liên quan.

Ngoài ra, sau khi release thành công trang hỗ trợ khách hàng, bắt đầu từ tháng 3, Aoyama-san đã trở thành leader team CS của dịch vụ Company Registration!🎉

EST Maneho

Cảm nghĩ về Company Registration

Takoya:
Tôi tham gia vào Company Registration từ những ngày đầu tiên và trên quan điểm của CS, tôi đã đưa ra nhiều ý kiến đóng góp về UI-UX cũng như cách sử dụng từ ngữ trên hệ thống. Vào thời điểm đó, tôi cảm thấy thật thú vị khi mọi thứ được thực hiện linh hoạt và nhanh chóng.
Hiện tại, chúng tôi cuối cùng đã xây dựng được trang hỗ trợ người dùng, và từ đây chúng tôi có thể tiến hành giai đoạn tiếp theo để có thể tích lũy kiến ​​thức. Nhằm giúp người dùng thành lập công ty mà không phải đắn đo, chúng tôi sẽ thu thập các câu hỏi từ chính họ và nâng cao trang hỗ trợ, mong rằng số lượng yêu cầu hỗ trợ đến từ người dùng sẽ dần dần ít đi cho đến khi bằng 0 (không).

Tarumi:
Khi thành lập một công ty, tôi nghĩ rằng mọi người đều có rất nhiều ước mơ, vì vậy chúng tôi thực hiện dự án với mong muốn không để bạn phải vất vả ngay từ đầu, giúp bạn dễ dàng hoàn thiện và nộp đủ hồ sơ cho việc thành lập công ty của mình. Sẽ thật không hay nếu trong quá trình làm thủ tục bạn gặp phải vấn đề như hồ sơ bị trả lại hoặc bạn không thực hiện được điều mình muốn làm... nên chúng tôi ở đây để giúp bạn khởi nghiệp một cách suôn sẻ.

Amano:
Sau khi thành lập công ty hoàn tất, nhiều người dùng đã quay lại ngỏ ý muốn sử dụng dịch vụ MFC Accounting. Thấy được quá trình phát triển của họ như vậy tôi cũng vui lây. Hi vọng rằng chúng tôi sẽ tiếp tục tạo ra thêm nhiều cơ hội để người dùng có thể sử dụng nhiều hơn dịch vụ của Money Forward Cloud.

Aoyama:
Có khá nhiều câu hỏi như, “Sau khi thành lập công ty, tôi không có ý định sử dụng dịch vụ của Money Forward Cloud, vậy tôi có thể chỉ sử dụng Company Registration được không?”, chúng tôi thường trả lời người dùng là được, nhưng đồng thời cũng hướng họ đến việc sử dụng Money Forward Cloud.
Kết quả, team CS không biết có bao nhiêu người quay lại tiếp tục sử dụng dịch vụ khác của MFC, thế nên chúng tôi mong muốn có thể visualize (hay dữ liệu hoá) về số lượng người dùng trong tương lai. Khi nhận các câu hỏi từ MFC Accounting, việc biết được bao nhiêu người sử dụng Company Registration thật sự là niềm vui và sự khích lệ cho team CS.
Sẽ thật vui biết bao nếu nhờ có Company Registration mà nhiều người biết đến và sử dụng các dịch vụ khác của Clous Series.

Inside sale team tại Hokkaido

EST Maneho

Từ trái qua phải: anh Abe, chị Yabe và anh Sasanami

Và sau đây là cảm nghĩ của team Inside sale thành lập vào tháng 10 năm 2019.

Yabe:
Team Inside sale được xây dựng để giúp người dùng đăng ký sử dụng Company Registration cảm thấy an tâm và thực hiện thuận lợi hơn thông qua việc hỗ trợ trả lời email và điện thoại từ Hokkaido.

Đây là bước đầu tiên tiếp cận người dùng, vì thế việc đối ứng qua điện thoại bắt đầu từ câu chào hỏi đơn giản “Xin chào anh/chị!” trở thành một sứ mệnh vô cùng quan trọng trong việc mang Company Registration đến gần với khách hàng hơn.

Trước khi có team Inside sale, tôi đã nghe rất nhiều thắc mắc gửi về, nội dung đại loại như “tôi đã đăng ký rồi nhưng không chuyển qua bước tiếp theo được", “đang thực hiện thao tác giữa chừng thì không thể đi đến bước tiếp theo, màn hình bị đóng lại", “sau khi giám định hồ sơ xong thì không thể hoàn tất quá trình đăng ký được”,...Chúng tôi tiến hành tiếp nhận thắc mắc của khách hàng, lắng nghe nguyên nhân vì sao không thể thực hiện các bước thành lập doanh nghiệp, đề xuất cải tiến cho dịch vụ, gửi mail chăm sóc khách hàng, và không quên hướng dẫn khách hàng là “chỉ cần bạn sử dụng Money Forward, bạn sẽ có thể thành lập doanh nghiệp một cách dễ dàng".

Dạo gần đây tôi có nhận nhiều phản hồi bảo rằng, đã có khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng tôi đến lần thứ 3, nghe mà vui biết bao ~
Ngoài ra, team Inside sale mỗi tuần họp 1 lần mục đích để lắng nghe ý kiến từ khách hàng và đề xuất cải tiến nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng. Dần dần dịch vụ ngày càng trở nên tốt hơn, tôi cảm thấy thật cảm động.

Mong rằng ngày càng nhiều khách hàng biết đến và sử dụng dịch vụ của chúng ta hơn nữa!

EST Maneho

Abe:
Tôi gia nhập team hỗ trợ thành lập doanh nghiệp từ tháng 10 năm ngoái. Chúng tôi nhận được sự giúp đỡ rất nhiều từ PO Hirano dù đây là lần hợp tác đầu tiên. Ban đầu tôi chưa biết nhiều lắm về lĩnh vực này, nhưng kể từ khi tiếp nhận nhiều hỏi đáp đến từ khách hàng, dần dà tôi cũng vừa tích lũy cho mình vốn kiến thức cần thiết vừa phục vụ cho công việc. Tuy chỉ mới đi được nửa chặng đường, nhưng chúng tôi sẽ luôn cố gắng cung cấp đến tay khách hàng một dịch vụ chất lượng cao nhất có thể, hướng đến mục tiêu trở thành dịch vụ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp số 1 Nhật Bản.

Sasanami:
Bản thân tôi thì không làm việc trực tiếp với khách hàng. Tôi chủ yếu là người tạo hướng dẫn làm việc cho hai thành viên Yabe và Abe. Đại loại là người theo dõi các chỉ số và đóng góp ý kiến là chính. Tuy không tiếp xúc nhiều với khách hàng, nhưng sứ mệnh của tôi là xây dựng môi trường để các thành viên của tôi có thể thoải mái nhất, có tâm trạng tốt nhất khi giải đáp thắc mắc cho người dùng. Tôi tin rằng tâm trạng của bạn có tốt thì bạn mới làm việc hiệu quả, nhờ thế mà đối ứng khách hàng mới suôn sẻ và năng suất cao được.

Developer team @Money Forward Việt Nam

EST Maneho

Từ trái sang: Steve, Daisy, Andy

Sau đây là chia sẻ từ team phát triển sản phẩm - Money Forward Việt Nam:

Steve:
Tôi là Steve, người chịu trách nhiệm cho việc phát triển sản phẩm này. Trong dự án lần này tôi có 3 công việc chính đó là:

  1. Lắng nghe yêu cầu từ PO Saki và quyết định specification.
  2. Sau khi nắm được yêu cầu, tôi làm việc với leader thứ 2 trong nhóm phát triển là Daisy, và Accelerator là Andy để tiến hành hoàn thiện phần phát triển và thiết kế trong tương lai của sản phẩm.
  3. Và nhằm giúp cho sản phẩm luôn giữ được sự ổn định, tôi theo dõi và bảo trì sản phẩm một cách thường xuyên nhất có thể.

Mọi người cũng biết đấy, việc thành lập ra một công ty bao gồm rất nhiều thủ tục phức tạp. Vì thế mà nhiệm vụ của sản phẩm lần này là đem lại cho người dùng những thủ tục đơn giản nhất, có như thế, mới tạo ra được một môi trường mà người dùng có thể toàn tâm toàn ý tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp của bản thân.
Từ lúc tham gia dự án, tôi đã cảm thấy rất thích thú với những gì mà sản phẩm đang hướng tới. Vì thủ tục để đăng ký thành lập công ty khá rắc rối, dẫn đến việc phát triển sản phẩm cũng có độ khó cao tương tự, nhưng đó cũng là lý do tôi muốn thử thách bản thân và phải phát triển được nó.
Hiện nay sản phẩm đang có hàng ngàn người dùng, và số lượng người đăng ký mới mỗi ngày vẫn đang tăng lên. Nói cách khác, chúng tôi đang hỗ trợ cho vô số người dùng trong việc đăng ký công ty, và giúp cho doanh nghiệp của họ ngày càng phát triển. Tôi cảm thấy rất vui và tự hào khi nằm trong đội ngũ phát triển một sản phẩm như vậy, và tôi cũng rất cảm ơn những thành viên của Company Registration đã luôn đồng hành trong suốt quá trình phát triển sản phẩm. Chúng tôi sẽ cố gắng cải tiến sản phẩm, và thêm nhiều chức năng hấp dẫn nữa để mang lại nhiều giá trị đến cho người dùng!

Daisy:
Tôi tham gia dự án lần này với vai trò là một team leader vào tháng 1. Tôi cảm thấy sản phẩm này là một dịch vụ hướng đến người dùng rất tốt. Bằng việc cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết vào đúng thời điểm, dịch vụ giúp cho những người lần đầu tiên tự mình đứng ra thành lập công ty sẽ không gặp bất kỳ rắc rối nào trong việc tạo dựng một công ty cho riêng mình.
Vào lúc mà biết mình sẽ tham gia dự án này với vai trò là team leader, tôi đã có chút bối rối không biết mình có làm tốt hay không. Tui nhiên nhờ có sự trợ giúp từ Steve mà tôi đã có thể nắm rõ được các yêu cầu từ phía Nhật Bản và cũng như thiết kế của sản phẩm. Chúng tôi có teamwork rất tốt và bản thân tôi cũng nhận được nhiều sự hỗ trợ từ cả team, vì thế qua dự án này tôi cảm thấy mình cũng dần trưởng thành hơn với tư cách là một software engineer.
Và chúng tôi sẽ tiếp tục tập trung vào việc phát triển sản phẩm để có thể mang đến nhiều giá trị hơn cho người dùng!

EST Maneho

Andy:
Tôi tham gia dự án này với vai trò là một Accelerator. Công việc chính của tôi là xóa bỏ đi rào cản về ngôn ngữ giữa team Việt Nam và team Nhật Bản, đồng thời tôi cũng hỗ trợ cho chị Daisy về tiếng Nhật.
Thật ra đầu tiên tôi cũng không hiểu rõ về sản phẩm lần này lắm (cười), tuy nhiên nhờ có anh Steve, một người đã đi theo dự án suốt từ những ngày đầu tiên, hướng dẫn cho tôi, tôi cũng đã có cơ hội đứng với phương diện là người dùng để trải nghiệm thực tế các tính năng của sản phẩm. Tôi cảm thấy rất yên tâm khi chị Daisy có thể tiếp quản công việc của anh Steve một cách suôn sẻ. Sau này, nếu sản phẩm có phát triển những tính năng mới, hay có chỉnh sửa các tính năng cũ đi chăng nữa, tôi sẽ cùng chị Daisy xử lý nó một cách dễ dàng, nên mọi người hãy yên tâm và tin tưởng giao phó cho chúng tôi nhé ! ~

Team Thiết Kế

EST Maneho

Chị Yasuha Kuroki và sự xuất hiện đặc biệt của chị Takami

Về phần design là do chị Kuroki từ Singapore phụ trách đó mọi người ~ !

Năm 2018 tôi bắt đầu đảm nhận mảng design cho dự án lần này. Hiện tại tôi chịu trách nhiệm chỉnh sửa các thiết kế khi Product hay LP có thay đổi, cũng như xây dựng banner quảng cáo và hình ảnh chủ đạo cho các campaign sắp tới. Dù đã có những lúc rất khó khăn, vì dịch vụ không có những tiêu chuẩn nhất định cũng như bản thân tôi chưa có kinh nghiệm và chưa hiểu được nghiệp vụ của sản phẩm, tuy nhiên tôi nghĩ đây là sản phẩm có thể thử thách với những phương pháp mới nên tôi vẫn đang cố gắng mỗi ngày! (Cười)

Lời kết!

Ở phần đầu như tôi đã có đề cập có gần 20 thành viên tham gia dự án Company Registration tuy nhiên, do chỉ có mình tôi là đảm nhiệm chính việc kinh doanh nên đến bây giờ tôi vẫn không có cơ hội gặp mặt cũng như giới thiệu các thành viên khác cho mọi người biết được.
Chúng tôi rất mong muốn việc các thành viên trong nhóm Company Registration và các thành viên khác trong công ty có cơ hội gặp mặt nhau để nâng cao tinh thần gắn bó, vì thế lần này tôi mới viết ra thành một bài phỏng vấn với hy vọng tạo ra được môi trường để cho mọi người có cơ hội giao lưu cũng như biết về nhau nhiều hơn!
Và đồng thời, khi thử viết ra bài phỏng vấn lần này, tôi cũng mong muốn nó có thể giúp tối đa hóa được khả năng của các bạn trong nhóm, cùng nhau tạo ra một dịch vụ tốt hơn và như thế sẽ có thêm nhiều người sử dụng dịch vụ hơn nữa!

Đến thời điểm hiện tại thì số lượng bình luận từ phía người dùng rất là cao, vào ngày 5 tháng 4 số điểm NPS (chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng) lên đến 65 điểm! Mỗi ngày chúng tôi đều rất vui khi nhận được rất nhiều bình luận. Tôi cảm nhận được rất rõ sự cam kết về User Focus ở mọi người trong team design, team develop, team sale, team hỗ trợ khách hàng và cả team hành chính pháp lý nữa! Thật sự cảm ơn mọi người rất nhiều.

Sau đây là một số bình luận từ người dùng:

Bình luận 1:
Tôi quyết định sử dụng thử sau khi đọc review từ blog của một người đã sử dụng, ban đầu tôi cũng lo lắm, không biết mình có thể dùng được không nữa. Tuy nhiên sau khi dùng thử thì quả nhiên là tôi có thể làm được. Phần hỗ trợ mọi người trong việc lập thủ tục online rất là tốt, nhất định tôi sẽ giới thiệu sản phẩm này cho mọi người biết.

Bình luận 2:
Tôi mới lần đầu lập công ty thôi, ban đầu tôi nghĩ mình sẽ thử một mình làm hết và tôi đã sử dụng Money Cloud, từ lúc đó tôi mới thấy là không phải tự mình làm hết hoàn toàn được. Dịch vụ có dùng hình minh họa để giải thích từ bắt đầu đến cuối ở từng mục, thật sự tôi cảm thấy rất vui khi sử dụng dịch vụ.
Nhất định tôi phải giới thiệu dịch vụ này cho các bạn đang dự định khởi nghiệp mới được.

Bình luận 3:
Người gọi điện hỗ trợ tôi thật sự rất tử tế, xử lý bên phòng pháp nhân hành chính cũng vô cùng nhanh chóng.

Bình luận 4:
Những gì cần thiết tôi đều được giải thích cho cả. Dịch vụ rất thân thiện và dễ sử dụng nữa.

Bình luận 5:
Dịch vụ này quá đỉnh, đây chính là hệ thống thích hợp nhất dành cho startup nè.

Chúng tôi tin rằng, việc thành lập một công ty đối với khách hàng là một sự kiện rất quan trọng và chúng tôi cũng hiểu rằng đó cũng là bước đầu tiên, để người dùng sử dụng các dịch vụ khác của Money Forward Cloud sau này. Chúng tôi sẽ không ngừng cố gắng để khiến cho thế giới nếu đã sử dụng “Money Forward Cloud Company Registration” thì sẽ sử dụng Money Forward Cloud.

Thông qua Money Forward Cloud Company Registration chúng tôi hy vọng sẽ thúc đẩy thêm nhiều động lực hơn cho các bạn muốn khởi nghiệp, tạo ra nhiều hơn nữa các startup và tăng tỷ lệ các startup thành công trong 10 năm hay 100 năm nữa !

Author: Saki