Thuyết trình với quy tắc ABC

Thuyết trình - hoạt động thường diễn ra trong chốn công sở nhưng vẫn khiến khá nhiều thành viên trong công ty ngán ngẩm.

Mục đích của thuyết trình là người nói sẽ truyền đạt một ý tưởng, thông điệp đến người nghe nhằm nhiều mục đích như thuyết phục, cung cấp thông tin hoặc truyền cảm hứng. Người nói cần hiểu rằng, truyền đạt không phải chỉ bằng mỗi giọng nói, mà đó là một sự nghệ thuật kết hợp nhuần nhuyễn nhiều yếu tố nữa. Trong khuôn khổ bài viết, MFV sẽ giới thiệu đến bạn đọc quy tắc ABC trong thuyết trình.  A - Accuracy (Tính chính xác) Mục đích chính của thuyết trình là truyền đạt thông tin phải chính xác, người nói luôn phải đảm bảo tính chân thật những gì mình sắp đưa ra. Nếu người trình bày đưa ra một thông tin sai lệch, người nghe sẽ sẽ dần giảm đi sự hứng thú về những gì họ đang nghe. Lưu ý rằng:

• Số liệu: không nên cho số liệu khống, chưa được kiểm chứng. Nếu có sử dụng, hãy đề cập nguồn. 

ví dụ: Theo số liệu/báo cáo của tổ chức X, đã có … số sản phẩm được tiêu thụ.

• Nội dung: không nên nói quá về vấn đề. Luyện tập phát âm rõ từng chữ, hạn chế sự ngọng, tránh người nghe hiểu sai ý cần được truyền đạt. 

• Kiểm tra: phải kiểm tra nội dung của bạn nhiều lần và kỹ càng trước khi thuyết trình để chắc rằng phần nhìn không mắc lỗi chính tả, hay sai ngữ pháp, sai dữ kiện. Phần nghe không bị vấp, không rõ từ, nói vấp.

B - Brevity (Tính cô đọng) Tính cô đọng là là một điểm đáng lưu tâm khi giao tiếp. Người nói có khá nhiều thông tin muốn đem đến người nghe, nhưng thời gian của người nghe là hữu hạn. Vì vậy để có được sự cô đọng khi thuyết trình, cần loại bỏ sự lê thê từ vựng và lặp lại nội dung đã trình bày trước đó. Người nói cần phải quản lý câu từ sử dụng để có thể tối ưu được nội dung truyền tải nhưng tối thiểu được thời gian nghe và trình bày, từ đó sẽ tiết kiệm thời gian của hai bên. Làm sao để có được sự cô đọng trong bài thuyết trình?

• Xác định thông điệp chính, từ đó thiết kế nội dung cốt lõi cần trình bày, rồi đến các nội dung hỗ trợ khác...

• Loại bỏ những từ ngữ mơ hồ bằng những từ cụ thể.

• Loại bỏ những câu chữ lặp lại về nghĩa hoặc không cần thiết.

• Sử dụng câu chủ động trong lời nói.

• Không nên dài dòng, vòng vo.

• Ghi nhớ nguyên tắc: K.I.S (Keep It Simple)

C- Clarity (Sự rõ ràng) Thông tin cần truyền đạt một cách rõ ràng, được sắp xếp gọn ghẽ, chỉn chu. Thông tin càng rõ ràng, dễ hiểu sẽ càng giảm thiểu được những rủi ro trong giao tiếp. Nâng cao hiệu quả đến khán giả. Để đạt được điều đó thì cần vận dụng các cách biểu đạt thật phù hợp và gần gũi, những câu từ đơn giản, chuẩn nghĩa, rành mạch không sáo rỗng.

Lưu ý khi nói 

Bên cạnh 3 quy tắc về nội dung truyền đạt. Song, người nói cũng nên lưu ý cả hình thức và tông giọng. Giọng nói là điều đầu tiên người nghe nhận được trước khi họ nhận được nội dung của diễn giả. Cho dù, nếu, phần nhìn được chuẩn bị hoàn hảo đến mấy, nhưng phần nghe chưa được xử lý kỹ thì cũng ảnh hưởng đến nội dung cần trình bày. 

1. Phát âm rõ ràng: 

Bạn đã đầu tư thời gian để xây dựng nội dung thuyết trình thoả mãn yếu tố ABC. Nhưng khi cất giọng lên các câu chữ lại phát âm không rõ ràng thì quả là một điều đáng tiếc. Mỗi ngày hãy dành một chút thời gian tập đọc nội dung thuyết trình và thu âm, nghe lại và làm nổi bật những chỗ còn chưa rõ và liên tục dợt đến khi số từ phát âm chưa rõ không còn đáng kể.

2. Nhấn giọng

Cùng một đoạn văn nhưng nếu có sự thay đổi về âm, bạn sẽ tạo ra được cảm xúc và ý nghĩa của câu văn đó. 

3. Âm lượng

Rõ ràng lời nói của bạn sẽ không “giữ chân" người nghe nếu âm lượng quá nhỏ hoặc quá to, hãy kiểm tra âm thanh của bạn và thiết bị kỹ thuật để tối ưu sự tiếp cận tới khán giả.

4. Khác

Hãy để ý về giọng đọc như thế nào sẽ khiến người nghe thoải mái, cũng như ngắt nghỉ thế nào để thu hút sự chú ý của người đọc.

Tóm lại, để tạo dựng nội dung thuyết trình, chúng ta cần sử dụng quy tắc ABC, đồng thời cần lưu ý chuẩn bị những yếu tố bổ trợ cho phần nghe của khán giả. “Một bài thuyết trình thành công là một bài dễ hiểu (understandable), dễ nhớ (memorable) và có cảm xúc (emotional)” - theo Carmine Gallo, tác giả, diễn giả, cựu nhà báo nổi tiếng.

Author: Jim