RPA là gì? Câu chuyện đằng sau Start up Việt được Money Forward đầu tư

Hiện nay, việc áp dụng RPA - Robotic Process Automation đang dẫn đầu xu hướng toàn cầu. Nếu trong các dây chuyền sản xuất ở nhà máy, xí nghiệp có những thiết bị robot thay thế tác vụ thủ công thì trong giới hành chính văn phòng, các robot được gói gọn trong các phần mềm, gọi tắt là bot.  

Công việc hành chính văn phòng hay được biết với những giấy tờ bận rộn nhưng lặp đi lặp lại, thường chiếm phần lớn thời gian khiến nguồn nhân lực chưa thể phát huy toàn bộ năng lực để phát triển doanh nghiệp.

Qua 2 khảo sát của Deloitte, RPA có thể tự động hoá hơn 50% quy trình nhân sự tiêu chuẩn (1) và giúp tiết giảm 59% chi phí (2) với thời gian hoàn vốn dưới 1 năm.

RPA là gì

RPA (Robotic Process Automation) là phần mềm tự động hoá các tác vụ giấy tờ sau khi lưu trữ các thao tác máy tính của nhân viên văn phòng.

Khi bot RPA đã ghi nhớ kịch bản mô tả trình tự vận hành (gồm nhiều giai đoạn và ứng dụng), những lần sau đó RPA sẽ thực hiện các tác vụ đó thay người thật. 

Ví dụ: Bot RPA có thể nhận các biểu mẫu, kiểm tra tính toàn vẹn của hoá đơn đầu vào và phân loại hoá đơn vào thư mục,...

Với bot RPA, gánh nặng của các nhiệm vụ đơn giản và lặp đi lặp lại của nhân sự được bớt đi khá nhiều.

Lợi ích của RPA:

Với sự tự động hoá, RPA có thể mang lại các ưu điểm như:

• Giảm thiểu chi phí:

Khác với con người, bot RPA có thể vận hành không ngừng nghỉ, ngay cả khi nhân sự cần giải lao, nghỉ phép, RPA vẫn có thể hoàn tất công việc thay thế sức lực và thời gian, tối ưu được bài toán chi phí cho doanh nghiệp.

• Nâng cao năng suất, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả hơn:

Như đã đề cập ở đầu, RPA có thể tự động hoá hơn 50% quy trình nhân sự và đẩy nhanh công việc từ 4 đến 5 lần sức người truyền thống. Nhân viên sẽ có nhiều thời gian dành cho những công việc mang lại giá trị lớn hơn cho doanh nghiệp.

• Loại bỏ lỗi thao tác thường gặp khi lặp đi lặp lại thủ công.

Thao tác của một con người, ở một giai đoạn nào đó, thỉnh thoảng sẽ xảy ra sơ suất nhỏ. Khả năng tập trung của chúng ta luôn khác với máy móc, với những tác vụ mang tính lặp lại thường khó phát hiện ra lỗi sai. Vậy tại sao không nghĩ đến RPA.

Bài học tình huống về doanh nghiệp phát triển RPA

Tháng 7 năm 2022 là hạn chót để các doanh nghiệp ở Việt Nam chuyển đổi sử dụng hoá đơn giấy sang hóa đơn hiện tử. Không khó để tìm đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử, nhưng chưa có công ty nào giải được bài toán xử lý hoá đơn đầu vào. 

Money Forward Cloud Invoice (MF Cloud) là sản phẩm có thể giải quyết được vấn đề trên, nhưng thật tiếc vì đây chỉ mới là sản phẩm nội địa Nhật Bản.

Giao diện MF Cloud Invoice ở Nhật

Một lượng lớn hoá đơn vừa cần được tải về, vừa cần được kiểm tra và cần được nhập liệu vào phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP khiến các kế toán viên gặp không ít khó khăn - là những gì ông Vũ Trọng Nghĩa, đồng sáng lập Bizzi, quan sát được. 

Giải pháp của doanh nghiệp Bizzi hiện tự động hoá khoảng 90% quy trình xử lý hoá đơn đầu vào từ nhà cung cấp như tải hoá đơn, kiểm tra thông tin và tính hợp lệ của hoá đơn, trích xuất các dữ liệu trong hoá đơn đó, đối soát với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho, hay xác định quá trình hoạt động của bên bán, nhờ đó giúp tiết kiệm tới 80% thời gian* và hạ chi phí xử lý còn khoảng 1000 đồng/hoá đơn.

*Trung bình thời gian xử lý một hóa đơn 3-5 phút. Với Bizzi, chỉ còn 1 phút.

Giao diện giải pháp hóa đơn điện tử đầu vào của Bizzi

Kết luận

RPA đã và đang tiếp tục trở thành xu thế và ngày một phát triển hơn. Với tự động hoá, doanh nghiệp sử dụng sẽ tối ưu được chi phí nhân công, nâng cao năng suất, bớt một gánh lo vấn đề nhân lực. 

(1): Human Capital and Robotic Process Automation: link 

(2): The robots are ready. Are you?: link

Author: Jim