The Story

Kỹ năng giao tiếp trong thời đại 4.0

Work From Home (WFH) và giao tiếp qua màn hình máy tính có khiến kỹ năng giao tiếp của bạn giảm đi?

Một phần nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do công nghệ phát triển quá nhanh và giãn cách xã hội vì Covid-19. Mặc dù tình thế diễn biến khá đột ngột, nhưng chính yếu tố ngoại cảnh yêu cầu con người phải thích ứng nhanh với hoàn cảnh trên.

Money Forward Vietnam (MFV) sẽ giới thiệu đến mọi người 5 bí kíp nhỏ, góp phần xây dựng những cuộc trao đổi hiệu quả trong công việc.

Bí kíp 1: Trực quan hoá nội dung trao đổi

Đa phần mọi kết nối trong WFH chỉ gói gọn trong câu chữ, cho dù người truyền tải là một chuyên gia trong lĩnh vực sử dụng ngôn ngữ thì cũng cần tới sự giúp sức của hình ảnh.

“Muôn ngàn lời nói không bằng một bức tranh" 

Nếu có thể, hãy gửi người nhận một tấm hình hoặc sơ đồ minh hoạ làm ví dụ (example) hoặc tham khảo (reference) thì người nhận sẽ hiểu điều bạn muốn truyền tải nhanh hơn phải không nào?

Bí kíp 2: Đơn giản, ngắn gọn, tập trung vào điểm quan trọng

Nếu bạn còn nhớ nguyên tắc ABC (Accuracy, Brevity, Clarity) ở bài viết trước, thì Brevity (sự cô đọng) chính là điều ta cần nhớ. Trao đổi cô đọng, ngắn gọn nhưng đảm bảo tính chính xác. Luồng thông tin của chúng ta cần gửi đi thì rất nhiều, nhưng nếu câu chữ quá dày đặc thì sẽ khiến người đọc, người nghe cảm thấy chán nản và bối rối khi phải tiếp nhận và xử lý một lượng thông tin khổng lồ và khô khan. 

Bí kíp 3: Phản hồi hiệu quả

Có ai đã từng gặp trường hợp tin nhắn đồng nghiệp đã tới nhưng chúng ta vẫn bỏ qua và tiếp tục cố tập trung giải quyết công việc cho xong, và ngược lại?

Trong doanh nghiệp Nhật Bản, có một quy tắc khá phổ biến, đó là HoRenSo (báo cáo, liên lạc, bàn bạc), mục đích là để người gửi biết được thông tin của mình đã đến người nhận chưa, người nhận đã nắm rõ nội dung truyền đạt chưa.

Ngoài ra, khi nhắn tin, câu chữ có thể chứa thông tin nhưng không hẳn chứa đựng cảm xúc của người nói. Đừng ngại ngần vận dụng văn nói vào tin nhắn, sử dụng các cảm thán từ như “nha", “ơi" kết hợp với các emoji (biểu tượng cảm xúc) để tin nhắn bớt đi tính nghiêm túc và thêm phần thân thiện.

Bí kíp 4: Mở webcam đi chờ chi

Webcam giúp đồng nghiệp giữ liên lạc trong đại dịch Covid-19 và ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong giai đoạn WFH. Mở camera còn hỗ trợ giao tiếp qua hình thể (nonverbal communication).

Chính ông lớn Microsoft cũng từng nhấn mạnh lợi ích của việc trao đổi với webcam bật*, một nghiên cứu khác của Forbes** đã từng chỉ ra thêm rằng 62% đối tượng phỏng vấn nhận thấy họp hành từ xa với webcam được mở sẽ hiệu quả hơn chỉ có mỗi âm thanh, ngoài ra, có 50% người trả lời sử dụng webcam góp phần truyền đạt thông tin trơn tru hơn.

Khi mọi người cùng hiểu về một vấn đề trong một lần, thì số lần họp tiếp theo sẽ giảm đi, đúng không?

*Nguồn: 10 reasons to use video conferencing - Microsoft

**Nguồn: 5 Reasons Why Your Company Needs to Embrace Video Conferencing Now - Forbes

Bí kíp 5: Hiểu rõ mục tiêu mình muốn truyền đạt

Mục đích của cuộc giao tiếp là gì? Chúng ta phải nắm rõ để không dẫn dắt người nghe đi lòng vòng câu chuyện, người nghe, người đọc sẽ không còn hứng thú với nội dung nữa. 

Hiểu rõ mục tiêu, chính là đạt được phương châm quan hệ trong hội thoại, “khi giao tiếp, cần nói đúng vào đề tài giao tiếp, tránh nói lạc đề”.

Còn khá là nhiều bí kíp phù hợp với mọi người, nếu có thể vận dụng linh hoạt các “mánh" phía trên, sẽ hỗ trợ chúng ta thích nghi trong bất kì hoàn cảnh giao tiếp nào. 

Author: Jim